فَروَم راهنمای جامع حسابداری طلا: طلا، نقره، ارز، کالا و تومان در یک دفتر
حسابداری طلا یعنی هر سند هم اثر مالی دارد و هم اثر روی موجودی فیزیکی. در این راهنما تهحساب چندواحدی، معادل ۷۵۰، زیرنوع‌های فلز و کنترل بیلان را ببینید.
طلافروشی که حسابش را با یک نرم‌افزار حسابداری عمومی نگه می‌دارد، معمولاً دو دفتر دارد: یکی در نرم‌افزار برای پول و یکی در ذهن یا دفترچه برای طلا. همین جدایی ریشه بیشتر اختلاف‌های آخر ماه است. حسابداری طلا یعنی هر دو را در یک دفتر نگه داریم.
یک شخص، چند تهحساب همزمان
همکاری که امروز ۲۰ گرم طلا خریده، بخشی را نقد داده و بخشی را با دلار تسویه کرده، در یک لحظه سه مانده دارد: تومان، طلا و ارز. اگر دفتر شما فقط تومانی باشد، یکی از این‌ها همیشه بیرون از سیستم می‌ماند. دفتر درست برای هر شخص تهحساب جدای تومان، طلا، نقره، هر ارز و کالا نگه می‌دارد و همه را کنار هم نشان میدهد.
هر سند، دو اثر دارد
در حسابداری عمومی، سند فقط بدهکار و بستانکار می‌سازد. در طلافروشی، همان سند موجودی فیزیکی صندوق را هم تغییر میدهد: ۲۰ گرم طلا از صندوق بیرون رفته است. اگر این دو اثر جدا ثبت شوند، دیر یا زود از هم فاصله می‌گیرند. پیش‌نمایش اثر سند بر موجودی پیش از ثبت، ساده‌ترین راه جلوگیری از این فاصله است.
| نوع سند | اثر مالی | اثر فیزیکی |
|---|---|---|
| فروش طلا | طلب تومانی یا دریافت وجه | کاهش طلای صندوق |
| خرید آبشده | بدهی تومانی یا پرداخت | افزایش آبشده صندوق |
| دریافت طلا از همکار | کاهش بدهی طلایی همکار | افزایش طلای صندوق |
| حواله | انتقال مانده بین دو شخص | بدون تغییر |
گروه، زیرنوع و عیار پیش‌فرض
یک سند طلا باید بگوید چه نوع طلایی جابه‌جا شده: کار ساخته، آبشده، سکه، پارسیان، شمش، ساچمه یا متفرقه (ذوب و دست‌دوم). هر زیرنوع قاعده خودش را دارد؛ کار ساخته اجرت دارد، آبشده انگ و ری‌گیری، سکه تعدادی است. عیار پیش‌فرض هوشمند هم خطای تایپ را کم می‌کند: سکه ۹۰۰، شمش ۹۹۹٫۹ و بقیه ۷۵۰.
همه این‌ها در نهایت به یک مبنا برمی‌گردند: معادل ۷۵۰. فرمولش ساده است:
وزن معادل ۷۵۰ = وزن ترازو × عیار ÷ ۷۵۰
دست‌دوم و متفرقه: جایی که سود پنهان میشود
طلای دست‌دوم معمولاً با عیار پایه پایین‌تر (مثلاً ۷۴۰) وارد و با ۷۵۰ خارج میشود. این اختلاف در واقع سود شماست، اما اگر دفتر آن را ثبت نکند، یا گم میشود یا مانده منفی می‌سازد. روش درست این است که متفرقه تا لحظه تحویل روی ۷۴۰ بماند و اختلاف در خروج به‌عنوان سود ثبت شود. جزئیات خرید طلای کهنه را در این مقاله نوشته‌ایم.
اصلاح و ابطال، نه پاک کردن
سند اشتباه را نباید پاک کرد. سند اصلاحی ساخته میشود و سند اصلی باطل میشود؛ حذف کامل فقط بعد از ابطال. هر تغییر باید ردپای فیلدبه‌فیلد داشته باشد: چه کسی، کی، چه عددی را به چه عددی تغییر داد. این ردپا همان چیزی است که در روز اختلاف به شما کمک می‌کند.
بیلان سرمایه: یک عدد برای هر واحد
مدیر باید در هر لحظه بداند سرمایه‌اش در هر واحد چقدر است. فرمول ساده‌اش:
بیلان هر واحد = (طلب − بدهی) + موجودی صندوق
اگر سندی این عدد را ناگهان زیاد تکان دهد، احتمالاً اشتباهی در کار است: ممیز جابه‌جا شده یا جهت سند برعکس است. هشدار خودکار برای تکان‌های بزرگ (مثلاً بیش از ۱۰٪) خیلی زودتر از حسابرسی آخر ماه خطا را نشان میدهد.
در فَروَم چطور است؟
در اپ حسابداری فَروَم هر شخص تهحساب تومان، طلا، نقره، ارز و کالا دارد، هر سند با گروه و زیرنوع و عیار پیش‌فرض ثبت میشود و پیش از ثبت اثرش بر موجودی را می‌بینید. همه عددهای مشتق (وزن معادل، مبلغ نهایی، تهحساب، موجودی) روی سرور حساب می‌شوند، نوار بیلان برای هر واحد زنده است و اگر سندی بیلان را بیش از ۱۰٪ تکان دهد، آن واحد قرمز میشود و با یک کلیک اسناد مقصر را می‌بینید.
جمع‌بندی
حسابداری طلا یعنی یک دفتر برای همه واحدها، دو اثر برای هر سند، یک مبنا برای همه عیارها و ردپا برای هر تغییر. با این چهار اصل، اختلاف آخر ماه از یک معما به یک گزارش تبدیل میشود.
پرسش‌های رایج
فرق حسابداری طلا با حسابداری معمولی چیست؟
در حسابداری طلا هر شخص همزمان چند تهحساب دارد (تومان، طلا، نقره، ارز و کالا) و هر سند علاوه بر اثر مالی، موجودی فیزیکی صندوق را هم تغییر میدهد.
مانده طلایی را به چه مبنایی نگه داریم؟
رایجترین مبنا معادل ۷۵۰ (طلای ۱۸ عیار) است؛ برای نقره معمولاً ۹۹۹ مبناست.
آیا میشود اسناد را بعد از ثبت حذف کرد؟
روش درست اصلاح یا ابطال است، نه حذف؛ تا ردپای هر تغییر بماند. حذف کامل فقط بعد از ابطال و با ثبت در گزارش ممیزی منطقی است.